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Ombuds程序

这些标准操作程序（SOP）建立了与Ombuds相关的职责指导方针。监察员应根据独立、公正、保密和非正式的核心价值观开展工作，这些价值观包含在本文件中规定的国际监察员协会的道德准则和行为标准中。

A.申诉专员的定义和目的

申诉专员或申诉专员是一个独立、中立和保密的联络人，协助所有利益相关者解决投诉、冲突和其他与学校有关的问题。

监察员的目的是为学生、家庭、员工和社区成员提供一个独立、公正的个人，他可以促进对里士满公立学校（RPS）中出现的问题、冲突和问题的保密和非正式解决，并被授权将系统性和kok体育APP性问题提请部门领导注意以解决。

监察员提供的解决程序无意取代或取代学校董事会或法律规定的正式和/或法律程序，这些程序用于根据学校董事会的其他政策和法规提交、调查和解决个人学生或员工提出的或代表学生或员工提出的投诉。相反，监察员的服务是对解决投诉的正式渠道的补充。使用Ombuds是自愿的，并不是任何申诉或投诉程序的必要步骤。

B.职权范围和独立性

监察员是一个指定的中立机构，向kok体育APP的最高级别报告，独立于普通线路和员工结构运作。尽管Ombuds应独立运作，不受任何学校董事会成员或RPS员工的控制、限制、影响或干涉，但出于预算和评估目的，Ombuds应由宣传与外联主任和多语言学习者成功主任进行监督。监察员应遵守学校董事会的所有适用政策。监察员应保持公正/中立，不得在RPS内部或之外担任任何其他会损害其独立性的职位。在法律和学校董事会政策法规允许的范围内，监察员有权接触学校部门内所有必要的信息和个人。申诉机构无权为RPS做出有约束力的决定、强制执行政策、法规或程序，也无权正式仲裁或裁决RPS问题。

不拘礼节。监察员应为非正式决议提供资源。监察员不得调查、仲裁、裁决或以任何其他方式参与任何内部或外部正式程序或行动。Ombuds可能会收集一般数据来监测反复出现的主题或问题，但不会创建详细的病例记录或共享任何可能损害与Ombuds联系的个人机密的数据。任何共享的数据仅用于趋势分析，与可识别的个人无关。

收到关注事项和保密。RPS员工可以将个人或团体推荐给Ombuds，但不得要求个人与该人联系或解决问题。监察员可亲自、通过电话、信件或电子通信方式向选民提供协助，但在任何情况下，监察员均应对寻求协助的人士进行保密沟通，并应采取一切合理措施为该等选民保密。但是，如果Ombuds认为存在迫在眉睫的严重损害风险，或者如果保持保密将违反适用法律，则Ombuds可以单方面违反保密。如果存在涉及涉嫌虐待和忽视儿童的情况，监察员应作为授权的报告人与儿童保护服务部门联系。在未得到该联系人的明确许可的情况下，Ombuds不得以其他方式透露任何与Ombuds联系的个人的身份，也不得透露可能导致与该办事处联系的任何个人身份的保密信息，并且仅限于解决问题所必需的范围。监察员应自行决定如何最好地回应问题。

如果投诉的个人希望保持匿名，RPS将尊重他们的要求，并对他们的身份保密。但是，如果投诉需要正式升级，RPS将无法与匿名投诉人联系，告知与该问题相关的更新或结果。投诉人应意识到，根据《弗吉尼亚信息自由法》（FOIA），可能会披露与RPS员工（包括Ombuds）的所有公共记录和书面通信，RPS不能保证任何投诉人的完全匿名。

访问记录。根据1974年《家庭教育权利和隐私法》（FERPA）， Ombuds被视为RPS“学校官员”，如果Ombuds需要审查这些记录以履行其专业责任，则有权在未经家长/监护人或合格学生同意的情况下访问学生的教育记录。

中立和公正。监察专员应保持中立、公正和不结盟。监察员在对待人和考虑问题时力求公正、公平和客观。监察员倡导公平公正的管理程序，不代表kok体育APP内的任何个人。监察员所服务的所有社区成员都可以自愿寻求他们的服务，并应得到尊严和尊重。监察员应考虑受所审议事项影响的所有个人和团体的合理关切和利益。监察员对问题的结果没有任何兴趣或利害关系，也不会因此而产生任何收益或损失。

防止报复。该部门禁止对任何管理员、教师、员工、家庭成员或学生进行报复，因为他们使用了Ombuds提供的服务。监察员不应受到任何可能成为投诉对象的人的报复。

c .局限性。

监察员不得进行正式调查。但是，监察员可以根据部门主管、主管或宣传和外联主任的要求，协助解决员工或学生提出的个人问题。

D.向监察专员报告投诉不构成索赔通知。

为任何目的，包括根据地方、州或联邦法律（包括但不限于《信息自由法》、《FERPA》、《1964年民权法案》第六章或第七章、《残疾人教育法》或《康复法案》第504条）主张的索赔，或为任何其他法律或行政目的，向监察专员发出的通信不构成向学校董事会、RPS或其管理层或雇员发出的通知。然而，监察员应将个人介绍给可以发出通知的适当个人或地点，并且，如果个人没有立即联系儿童保护服务中心，怀疑虐待或忽视儿童，或向第九章协调员报告欺凌或第九章性骚扰指控，监察员应根据RPS学校董事会政策作为授权的报告人进行报告。

E.数据收集和报告。

监察员的一个重要作用是识别涉及RPS政策、法规、程序和kok体育APP实践的趋势、问题和系统关注。监察员应汇编数据，记录收到的问题的性质和数量，并应在不违反保密或匿名的情况下使用该等数据：每年向RPS利益相关者、学校董事会和部门领导层提交报告和建议，并可应要求提供补充报告——包括监察员开展的活动；确定趋势；并为RPS、其学校和部门的系统和kok体育APP变革、改进或解决方案提供建议。尽管有上述规定，监察员将在出现系统性问题和趋势时向司内有关办公室提出，并将这些相关信息列入监察员提供的年度报告。

F.监察员的具体职责：

  • 作为一个中立的事实发现者，协助解决问题。
  • 作为有关州和联邦法律法规管理公共教育的信息和参考来源。
  • 作为联络人，将利益相关者与适当的RPS部门和员工联系起来。
  • 为学校员工提供资源，以获得有关服务家庭和学生的支持、策略、信息和指导。
  • 提供信息或支持，以帮助选民导航RPS教育过程。
  • 促进选区、利益相关者和RPS员工之间的协作和沟通。
  • 为RPS成员和利益相关者提供一个保密的地方，以探索各种选择，以便做出明智的决定。

监察专员应：

  • 向现有和未来的公立学校学生及其家长或监护人提供外展服务，并进一步实现这一目标，在RPS内所有个人的合作；
  • 协助家庭在RPS行政或教育过程中导航；
  • 鼓励学校与现有和未来的RPS学生及其家长或监护人就公共教育进行沟通，并以家庭可理解的语言进行沟通；
  • 维护一个总体趋势数据库，跟踪常见问题和主题，按年级和学校分类，不记录具体细节或个人解决方案。这种跟踪仅用于识别模式，不包括任何可识别信息，确保所有相关人员的机密性；
  • 确定系统关注的问题，并向学校董事会、总监或其指定人员建议政策变化、员工培训和改善公共教育的策略；
  • 根据投诉或关注的模式确定学校层面的关注，并提出改进建议，以改善教育服务的提供。
  • 在每学年结束后的120天内，向学校董事会提交并公开一份报告，总结监察员在上一学年的工作，其中应包括对收到的投诉类型和数量的分析；
  • 根据RPS可接受的使用政策，有权访问所有部门所属或正在使用的记录、文件、报告、调查结果和所有其他文件、物品或文件；
  • 获得许可出席任何RPS学校的教学或其他学校活动；
  • 检查任何RPS学校员工涉嫌行为或行为失败的事实；
  • 根据文化、气候和学生服务部制定的恢复性实践指导方针，将人们聚集在一起解决未进入正式法律程序的冲突；
  • 为现时及未来的学生、家长或监护人提供沟通有关公共教育的投诉和关注的渠道；
  • 及时回复投诉和问题，提供准确和有用的信息；
  • 在适当情况下，将投诉人转介公共机构部门或外部资源；
  • 向校长和/或主任转达所有投诉和关切，要求对属于校长或主任职权范围内的学校或项目、机构、部门或工作人员进行审计或调查；
  • 将监察员认为有助于防止和发现腐败、管理不善、浪费、欺诈、滥用以及违反联邦和州有关多语种学习者和多语种家长或监护人教育规定的任何信息提交给主管和/或主管。

监察专员不得：

  1. 作为一个倡导者，因为Ombuds是一个中立的政党；
  2. 代表他人参加调解会议；
  3. 披露任何向dropbox提出投诉或关注的人员的个人身份信息，除非dropbox确定披露对于进一步解决事件是不可避免的或必要的；
  4. 接收或处理与多语种学生和/或选民的综合教育过程无关的投诉。

G.投诉程序标准程序：

  1. 监察员应提供投诉解决服务，该服务应提供给当前和未来的学生和家庭。
  2. 向监察专员投诉完全是自愿的。
  3. 在向申诉专员提交投诉之前，投诉人应尽合理努力在学校层面解决问题。
  4. 投诉可以通过电话、书面或电子方式提交投诉。
  5. 监察员应审查每一项投诉。
  6. 监察员可能会从有关各方收集信息，以了解有关问题的多个角度。
  7. 在收集信息后，Ombuds应执行以下一项或多项操作：
  • 解决投诉；
  • 要求投诉人提交支持投诉的文件；
  • 将投诉人转介给外部机构或kok体育APP；
  • 与投诉人分享资源或资讯，以协助他们了解支持学生教育需要所需的工具和策略；
  • 解释RPS政策和程序；
  • 在适当情况下，要求让投诉人有机会与投诉对象的主管会面；
  • 将投诉转交有关学校或部门主任及宣传主任；
  • 监察员将与宣传与外联主任和首席参与官密切合作，以确定解决投诉所需的任何其他步骤。

如果监察员发现有必要升级投诉：

  1. 申诉专员会透过电邮向有关学校或部门主任提出投诉，并抄送宣传及外展主任，并于当天通知投诉人。
  2. 在48个工作小时内，投诉的接收者将通过电子邮件回复申诉专员和宣传与外联主任，确认收到了升级的投诉。
    • 如果在48个工作小时内未收到答复，则投诉将升级至相关学校或部门的负责人，并抄送给首席业务主管。
  3. 在适用的情况下，主任将与宣传与外联主任和监察员就相关部门政策以及州和联邦法律进行磋商。
  4. 5个工作日内：
    • 主任将通过电子邮件向监察员和宣传与外联主任提供最新情况，内容包括：
      1. 初步调查结果;
      2. 将采取何种具体补救行动，以及在何时采取；
      3. 该过程的后续步骤；
      4. 解决方案的时间表；
      5. 他们打算如何跟进投诉人。
  5. 除非某一特定流程因情有可减的情况而有不同的时间表，否则在调查结束后，局长将在事件最初升级后不超过30天内，以书面形式将事件的最终结果和采取的行动通知监察员和宣传与外联主任。